Menurut cerita, kondisi arsip ketika masih di tempat penyimpanan lantai atas Kantor Gubernur Jawa Timur Jl. Pahlawan No. 111 Surabaya, sudah tertata rapi. Ketika kantor gubernur direnovasi dan gudang perlengkapan pemerintah Provinsi Jawa Timur di Jagir telah selesai dibangun, arsip tersebut dipindahkan ke gudang Jagir. Pemindahan arsip dilakukan tahun 1982, di mana gudang Jagir di bawah pengelolaan Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur.
Untuk saat ini, penulis melakukan pengolahan terhadap arsip Gemeente Pasuruan dan Regentschap Pasuruan secara bersamaan. Arsip yang berhasil diidentifikasi sejumlah 113 nomor atau 2 boks (0,4 meter linier). Secara administratif, jelas keduanya memiliki wilayah pemerintahan dan kekuasaan yang berbeda. Gemeente dipimpin oleh seorang residen berkebangsaan Belanda. Regentschap dipimpin oleh seorang bupati pribumi yang ditunjuk oleh residen atau penguasa Belanda sebagai penguasa di wilayah Kabupaten Pasuruan. Secara substansi informasi, arsip yang dihasilkan hampir sama. Tujuannya adalah untuk mempermudah penemuan kembali arsip yang memang sudah lepas konteks, menghindari kerusakan lebih lanjut serta menghindari hilangnya fisik arsip. Berdasarkan informasi yang berhasil dikumpulkan bahwa arsip-arsip tersebut adalah hasil korespondensi antara pelaksana pemerintahan gemeente/regentschap kepada Provincial Raad van Oost Java, College van gedeputeerden, College van gecommiteerden, residen Malang dan sebaliknya.